Od 1 stycznia 2025 roku w Niemczech wchodzi w życie obowiązek stosowania e-faktur w relacjach biznesowych (B2B). Oznacza to, że firmy będą musiały mieć możliwość odbierania dokumentów elektronicznych, a na dostosowanie dokumentów wychodzących mają czas do końca 2027 roku.
E-faktury są postrzegane jako ważny krok w kierunku cyfryzacji, który ma ułatwić pracę firm: dokumenty przychodzące będą przetwarzane szybciej, wychodzące łatwiej tworzone, wysyłane i archiwizowane, a procesy zatwierdzania realizowane znacznie efektywniej i niezależnie od lokalizacji. To wszystko pozwoli zaoszczędzić na kosztach związanych z papierem, kopertami, drukiem, opłatami pocztowymi oraz przechowywaniem dokumentów.
Warto jednak zaznaczyć, że nie każdy elektronicznie dostarczony dokument spełnia wymogi e-faktury. Na przykład, plik PDF nie jest za nią uznawany. Firmy będą potrzebować specjalnego oprogramowania, które umożliwi tworzenie i przetwarzanie e-dokumentów zgodnie z europejską normą EN16931. E-faktura to dokument utworzony, przesłany i odebrany w ustrukturyzowanym zbiorze danych, który umożliwia jego pełne przetwarzanie elektroniczne. Formatami, które spełniają te wymagania są XRechnung oraz ZUGFeRD (od wersji 2.0.1).
Aby ułatwić firmom przejście na e-faktury, DATEV eG oferuje wsparcie, szkolenia i odpowiednie oprogramowanie. Więcej informacji o wymogach prawnych, ofertach pomocy i dostępnych rozwiązań można znaleźć na stronie go.datev.de/e-rechnung. Znajdują się tam również opisy oprogramowania DATEV do obsługi e-dokumentów, które umożliwia ich tworzenie, automatyczne przygotowanie, właściwe wysyłanie i odbieranie. Firma oferuje również nową skrzynkę pocztową DATEV E-Rechnung dla wygodnego przesyłania dokumentów.