Für Rechnungen im Business-to-Business-Umfeld (B2B) gilt in Deutschland vom 1. Januar 2025 an die E-Rechnungspflicht. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Für Ausgangsrechnungen greifen zunächst noch großzügige Übergangsfristen bis Ende 2027. Die E-Rechnungspflicht gilt als Gamechanger der digitalen Transformation. Wenn Rechnungen digital vorliegen, können Eingangsrechnungen grundsätzlich schneller verarbeitet, Ausgangsrechnungen einfacher erstellt, versendet und archiviert, Freigabeworkflows deutlich effizienter und ortsunabhängig realisiert sowie Prozesskosten eingespart werden - von Papier und Briefumschlägen, über Druckkosten und Porto bis hin zu Ordnern und Aktenschränken.
Dabei ist eine Rechnung, die dem Empfänger auf elektronischem Weg zugestellt wird, nicht automatisch eine E-Rechnung. So genügt eine PDF-Datei beispielweise nicht den Anforderungen. Die Betriebe benötigen eine Software, die E-Rechnungen nach den Vorgaben der Europäischen Norm EN16931 erstellen und verarbeiten kann. Die E-Rechnung ist dort als Rechnung definiert, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Bewährte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Vers. 2.0.1) entsprechen diesen Vorgaben.
Bei den Herausforderungen rund um die E-Rechnungspflicht unterstützt die DATEV eG mit Informationen, Weiterbildungsangeboten und der passenden Software. Um sich mit den gesetzlichen Anforderungen, Hilfsangeboten und Lösungen vertraut zu machen, bietet der IT-Dienstleister die Unterstützungsseite go.datev.de/e-rechnung. Dort sind auch die rechnungsverarbeitenden und -schreibenden Software-Lösungen von DATEV beschrieben. Damit lassen sich E-Rechnungen erstellen, automatisch vorbereiten, richtig versenden und empfangen. Einen komfortablen Übertragungsweg bietet das Unternehmen darüber hinaus mit dem neuen DATEV E-Rechnungspostfach an.