Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnopolskim, centralnym systemem teleinformatycznym, platformą służącą do wystawiania, przechowywania, przesyłania i odbierania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (tzw. e-Faktur). Począwszy od 1 lipca 2024 r. przedsiębiorcy wystawiający faktury sprzedaży (KSeF dotyczy obrotu B2B) będą obowiązani do stosowania jednego wzoru dokumentu (w formacie ustrukturyzowanym przewidzianym w schema 2.0). Tym samym ilość różnych wzorów dokumentów, jakie funkcjonują obecnie w obrocie gospodarczym, zostanie istotnie zmniejszona. Przedsiębiorcy nie będą już bowiem wystawiać faktur sprzedażowych zgodnie z własnymi wzorami przewidzianymi w systemach księgowych, systemach do fakturowania, poprzez różne portale komercyjne, czy manualnie.

Wprowadzenie KseF jest kolejnym krokiem ustawodawcy w zakresie digitalizacji polskiego systemu podatkowego (m.in. po Jednolitym Pliku Kontrolnym JPK_VAT, Jednolitych Plikach Kontrolnych na żądanie, aktualnie obowiązującym Jednolitym Pliku Kontrolnym JPK_V7M, JPK_7K, Systemie Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej STIR, split payment, tzw. białej liście, kasach online, czy coraz częściej w praktyce prowadzonych kontrolach podatkowych i komunikowaniu się organów podatkowych z podatnikami elektronicznie, mailem, poprzez e-PuaP, czy też e-Urząd Skarbowy), które ma przyczynić się do redukcji luki podatkowej VAT, zwiększyć wpływy do budżetu państwa, ograniczyć szarą strefę i uszczelnić system podatkowy.

Warto dodać, że Polska, na tle innych państw, jest relatywnie mocno zdigitalizowana, a prace nad wdrożeniem KSeF w porównaniu z innymi krajami członkowskimi zaawansowane. System e-fakturowania został już wdrożony we Włoszech, gdzie funkcjonuje od 2020 r., a kolejne kraje planują lub wdrażają rozwiązania.

Kto i od kiedy będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony od 1 lipca 2024 roku.

Dotyczyć będzie podatników mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, którzy są zobowiązani do wystawiania faktur VAT zarówno dla krajowych, jak i zagranicznych przedsiębiorców. Innymi słowy, zarówno polscy, jak i zagraniczni podatnicy, mający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, będą zobowiązani do korzystania z KSeF. Obowiązek ten nie dotyczy natomiast podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla celów podatku VAT, ale nie posiadających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Zgodnie z aktualną strukturą faktury B2C nie będą objęte KSeF.

Od 1 stycznia 2025 roku KSeF będzie obowiązkowy dla kolejnych grup, w tym podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT, podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących.

Najważniejsze funkcjonalności KSeF

KSeF umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Każda faktura, po przesłaniu jej do systemu i sprawdzeniu prawidłowości danych co do zgodności struktury pliku XML ze wzorem logicznym e-Faktury, ma nadany unikalny numer identyfikacyjny KSeF składający się z 35 znaków. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru. Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury.

Faktury wystawione poza KSeF nie będą traktowane jako e-Faktury.

Faktury przechowywane będą w KSeF przez 10 lat – licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Podatnicy korzystający z KSeF nie muszą archiwizować faktur samodzielnie na własny koszt. Samodzielnego przechowywania wymagają natomiast inne dokumenty, takie jak np. dotyczące importu towarów, transportowe potwierdzające możliwość zastosowania stawki VAT w wysokości 0%, dokumentujące WNT.

KSeF – korzyści wprowadzenia

Wprowadzenie ujednoliconego standardu e-Faktur oraz obrotu nimi uprości i przyspieszy kontrole podatkowe oraz pozwoli efektywnie wykrywać wszelkie nieprawidłowości, co z kolei przysłuży się do uszczelnienia systemu podatkowego.

Dodatkowo przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści, np.:

przyśpieszony termin na zwrot podatku VAT (40 dni zamiast 60, po spełnieniu dodatkowych warunków),
brak wymogu gromadzenia dokumentacji dotyczącej faktur korygujących celem ich prawidłowego ujęcia dla celów podatkowych,
brak konieczności wystawiania duplikatów faktur – nie ma możliwości zniszczenia lub zgubienia faktury wystawionej przez KSeF, wszystkie faktury będą przechowywane w systemie z możliwością ponownego wglądu,
brak obowiązku generowania i przesyłania na żądanie organów podatkowych pliku JPK_FA – dotyczy zakresu obejmującego faktury ustrukturyzowane,
pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy – nadanie unikalnego numeru KSeF danej fakturze jest równoznaczne z jej otrzymaniem przez nabywcę,
zwolnienie z obowiązku archiwizacji faktur – tę odpowiedzialność przejmuje KSeF.

KSeF – jak efektywnie przygotować się do zmiany

Krajowy System e-Faktur to narzędzie elektroniczne, które z jednej strony otwiera przed przedsiębiorstwami nowe możliwości w obszarze wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych, z drugiej jest procesem wielowątkowym, skomplikowanym oraz czasochłonnym, który wiąże się z wieloma wyzwaniami. Do najważniejszych z nich należą między innymi: :

w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i ilości generowanych dokumentów konieczność integracji systemu księgowego z KSeF, praca ze specjalną nakładką lub bezpośrednie logowanie na platformie KSeF – wprowadzenie optymalnych rozwiązań technicznych pozwalających na wysyłkę i pobór danych oraz konwertowanie plików w odpowiednim formacie,
zmiana procesów zakupu i sprzedaży zarówno w księgowości, jak i w innych działach (sprzedaży, logistyki, zakupu, magazynu) – generowanie dokumentów zgodnie ze strukturą, raportowanie według nowego schematu, dostosowanie umów, procedur wewnętrznych, procesów, regulaminów, zagwarantowanie możliwości akceptacji co do dokumentów zakupu (np. wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów), ujęcie w księgach numeru KSeF,
zarządzanie procesem wysyłki i odbioru faktury – dostosowanie procesu w zależności od odbiorcy faktury – podmiot zagraniczny, czy konieczności przesłania załączników do faktury, oraz z uwzględnieniem awarii i pracy w trybie offline, stworzenie procedur.

Dlatego warto wcześniej przygotować się do nadchodzących zmian, aby uniknąć potencjalnych błędów i trudności. Należy pamiętać, że po 1 lipca 2024 r. nie będzie możliwości wystawiania faktur w innym formacie aniżeli e-Faktura (wyjątek: awaria systemu). Eksperci Rödl & Partner – doradcy podatkowi i wykwalifikowani księgowi, chętnie odpowiedzą na pytania dotyczące KSeF i wesprą Twoją firmę w procesie wdrożeniowym.