Landesweites E-Rechnungssystem

Das Landesweite E-Rechnungssystem ist ein zentrales EDV-System für ganz Polen. Es ist eine Plattform zur Ausstellung, Aufbewahrung, Übersendung und zum Empfang von strukturierten elektronischen Rechnungen (sog. E-Rechnungen). Ab dem 1. Juli 2024 werden Unternehmer, die Verkaufsrechnungen ausstellen (das KSeF betrifft B2B-Umsätze), verpflichtet sein, ein einziges Musterdokument (in dem in Schema 2.0 vorgesehenen strukturierten Format) zu verwenden. Somit wird die Anzahl der unterschiedlichen Muster von Dokumenten, die gegenwärtig im Wirtschaftsverkehr zum Einsatz kommen, erheblich reduziert werden. Denn die Unternehmer werden Verkaufsrechnungen nicht mehr nach eigenen Mustern, die in ihren Buchhaltungssystemen oder in Fakturierungssystemen festgelegt sind, oder über unterschiedliche kommerzielle Portale oder manuell ausstellen.

Die Einführung des KSeF ist ein weiterer Schritt des Gesetzgebers zur Digitalisierung des polnischen Steuersystems (nach der sog. Standard Audit File for Tax „JPK_VAT“, den SAF-T-Strukturen auf Verlangen, den aktuell geltenden SAF-T-Strukturen „PK_V7M“, „JPK_7K“, dem EDV-System der Abrechnungskammer (STIR), dem Split Payment, der sog. Weißer Liste und Online-Registrierkassen oder den in der Praxis immer häufiger vorkommenden steuerlichen Außenprüfungen und der Kommunikation mit den Steuerpflichtigen auf elektronischem Wege, per E-Mail, über die e-PUAP-Plattform oder das e-Finanzamt).
Dies soll zur Reduzierung der Umsatzsteuerlücke beitragen, die Einnahmen des Staatshaushalts erhöhen, die Grauzone einschränken und dabei helfen, das Steuersystem abzudichten.

Erwähnenswert ist, dass Polen vor dem Hintergrund anderer Staaten relativ stark digitalisiert ist, und die Arbeiten an der Einführung des KSeF im Vergleich mit den anderen Mitgliedstaaten fortgeschritten sind. Ein E-Rechnungssystem wurde bereits in Italien eingeführt, wo es seit 2020 in Betrieb ist, und weitere Länder planen solche Lösungen, oder sind gerade dabei, sie einzuführen.

Wer zur Ausstellung von strukturierten Rechnungen verpflichtet ist und ab wann

Die Pflicht zur Nutzung des Landesweiten E-Rechnungssystems wird ab dem 1. Juli 2024 eingeführt.

Sie wird Steuerpflichtige mit Sitz oder fester Niederlassung in Polen betreffen, die verpflichtet sind, Rechnungen für inländische und ausländische Unternehmer auszustellen. Mit anderen Worten, sowohl polnische als auch ausländische Steuerpflichtige mit einer festen Niederlassung in Polen werden das KSeF nutzen müssen. Diese Pflicht betrifft jedoch nicht ausländische Unternehmen, die zwar für Umsatzsteuerzwecke in Polen registriert sind, hierzulande aber keine feste Niederlassung unterhalten. Gemäß der aktuellen Struktur werden B2C-Rechnungen nicht vom KSeF erfasst.

Ab dem 1. Januar 2025 wird das KSeF für weitere Gruppen obligatorisch sein, darunter für sachlich und persönlich von der Umsatzsteuer befreite Steuerpflichtige und Steuerpflichtige, die den Verkauf mithilfe von Registrierkassen erfassen.

Die wichtigsten Funktionalitäten des KSeF

Das KSeF ermöglicht es den Unternehmern, strukturierte Rechnungen im XML-Format auszustellen und zu empfangen. Jeder Rechnung wird, nach deren Übersendung an das System und Überprüfung der Korrektheit der Daten hinsichtlich der Übereinstimmung der Struktur der XML-Datei mit dem logischen Muster der E-Rechnung, eine einmalige Identifikationsnummer im KSeF, die aus 35 Zeichen besteht, zugeteilt. Der Aussteller erhält eine amtliche Empfangsbestätigung. Der Empfänger der Rechnung erlangt Zugang zu ihr durch Authentifizierung im KSeF oder durch Angabe bestimmter Daten zu der Rechnung.

Außerhalb des KSeF ausgestellte Rechnungen werden nicht als E-Rechnungen behandelt.

Die Rechnungen werden über einen Zeitraum von zehn Jahren – gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie erstellt wurden – im KSeF aufbewahrt. Steuerpflichtige, die das KSeF nutzen, müssen die Rechnungen nicht selbst auf eigene Kosten archivieren. Andere Dokumente, wie etwa diejenigen zur Wareneinfuhr, Transportbelege, die die Möglichkeit der Anwendung des Umsatzsteuersatzes von 0% bestätigen, oder solche, die IgE nachweisen, müssen dagegen selbst aufbewahrt werden.

KSeF – Vorteile der Einführung

Die Einführung eines einheitlichen Standards für E-Rechnungen und deren Umlauf vereinfacht und beschleunigt die steuerlichen Außenprüfungen und ermöglicht die effektive Aufdeckung aller Unregelmäßigkeiten, was wiederum zur Abdichtung des Steuersystems beiträgt.

Außerdem bietet die Einführung des KSeF den Unternehmern viele Vorteile, beispielsweise:

• eine kürzere Frist für die Erstattung der Umsatzsteuer (40 statt 60 Tage, nach Erfüllung zusätzlicher Voraussetzungen),
• Wegfall der Pflicht zur Aufbewahrung der Dokumentation zu Korrekturrechnungen, um sie für Steuerzwecke ordnungsgemäß erfassen zu können,
• Wegfall der Pflicht zur Ausstellung von Rechnungsduplikaten – es ist nicht möglich, eine über das KSeF ausgestellte Rechnung zu vernichten oder zu verlieren; alle Rechnungen werden im System mit der Möglichkeit der erneuten Einsichtnahme gespeichert,
• Wegfall der Pflicht zur Generierung und Übersendung der JPK_FA-Struktur auf Aufforderung der Finanzbehörden – in Bezug auf den von strukturierten Rechnungen abgedeckten Bereich,
• Sicherheit, dass die Rechnung immer beim Empfänger eingeht – die Zuteilung einer einmaligen KSeF-Nummer für die betreffende Rechnung ist gleichbedeutend mit deren Empfang durch den Erwerber,
• Befreiung von der Pflicht zur Archivierung von Rechnungen – hierfür ist das KSeF verantwortlich.

KSeF – effektive Vorbereitung auf die Änderung

Das Landesweite E-Rechnungssystem ist ein elektronisches Werkzeug, das einerseits den Unternehmen neue Möglichkeiten bei der Ausstellung und Zurverfügungstellung von strukturierten Rechnungen eröffnet, jedoch andererseits mit einem komplexen, komplizierten und zeitaufwendigen Prozess verbunden ist, der viele Herausforderungen mit sich bringt. Zu den wichtigsten zählen u.a.:

• je nach der Größe des Unternehmens und der Anzahl der generierten Dokumente: Notwendigkeit, das Buchhaltungssystem mit dem KSeF abzustimmen, Arbeit mit einem besonderen Aufsatz oder direktes Einloggen auf der KSeF-Plattform – Einführung optimaler technischer Lösungen, die die Versendung und den Abruf von Daten sowie die Konvertierung von Dateien im entsprechenden Format erlauben,
• Änderung der Einkaufs- und Verkaufsprozesse sowohl in der Buchhaltungsabteilung als auch in anderen Abteilungen (Verkauf, Logistik, Einkauf, Lager) – Generierung von Dokumenten gemäß der Struktur, Berichterstattung nach dem neuen Schema, Anpassung der Verträge, interner Verfahren, Prozesse, Ordnungen, Gewährleistung der Möglichkeit der Freigabe von Einkaufsbelegen (z.B. Einführung des elektronischen Dokumentenumlaufs), Erfassung der KSeF-Nummer in den Büchern,
• Verwaltung des Prozesses der Versendung und des Empfangs von Rechnungen – Anpassung des Prozesses je nach dem Rechnungsempfänger – ausländischer Rechtsträger, oder Notwendigkeit der Übersendung von Rechnungsanlagen, unter Berücksichtigung von Ausfällen und Arbeit im Offline-Modus, Entwicklung von Verfahren.

Daher lohnt es sich, sich auf die kommenden Änderungen früher vorzubereiten, um potenzielle Fehler und Schwierigkeiten zu vermeiden. Es ist zu beachten, dass es nach dem 1. Juli 2024 nicht möglich sein wird, Rechnungen in einem anderen Format als der E-Rechnung auszustellen (Ausnahme: Systemausfall). Die Experten von Rödl & Partner – Steuerberater und qualifizierte Buchhalter – beantworten gerne Ihre Fragen zum KSeF und unterstützen Ihr Unternehmen bei der Einführung.