Zarządzanie ryzykiem złamania sankcji gospodarczych - podejście praktyczne

21.07.2022

Pojawienie się nowych sankcji zmusza firmy do zmiany dotychczasowego podejścia do analizy kontrahentów. Aby miała ona jednak realną wartość, należy ją przeprowadzić kompleksowo i dogłębnie. Inaczej, może prowadzić do błędnych wniosków i rodzić złudne poczucie bezpieczeństwa, co ilustrujemy na poniższych przykładach.

Od momentu ataku na Ukrainę i wprowadzenia coraz to kolejnych pakietów sankcji na Rosję i Białoruś, coraz częściej otrzymujemy pytania o to jak zabezpieczyć organizację przed ryzykiem sankcyjnym. 

Warto zdać sobie sprawę, że sankcje nie są nowym mechanizmem i stosuje się je od dziesiątek lat. Jednak dla wielu przedsiębiorców jest to zupełnie nowy obszar, nie mają oni odpowiednich narzędzi by się w nim sprawnie poruszać. Do tej pory z tematyką sankcji miały do czynienia przede wszystkim instytucje finansowe, czyli instytucje obowiązane w rozumieniu przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Dla nich nowe sankcje to chleb powszedni. Banki dysponują wypracowanymi procesami, wyszkolonym personelem i specjalistycznymi narzędziami, a o stronach transakcji wiedzą więcej niż sami przedsiębiorcy.

Przedsiębiorstwa nie są tak dobrze przygotowane by zarządzać ryzykiem sankcyjnym, bo do tej pory w przeważającej mierze nie miały takiej potrzeby. Rozważając wejście w jakąś relację handlową, firma przeważnie sprawdza rzetelność kontrahenta z perspektywy biznesowej – czy ten spełni swoje zobowiązania na czas, czy zapłaci lub dostarczy odpowiedni towar. Na dzień dzisiejszy firmy nie są gotowe by systematycznie zbierać szczegółowe danych o kontrahentach, zarządzać listami sankcyjnymi, aktualizować je. Przedsiębiorstwa na ogół nie zatrudniają pracowników z doświadczeniem sankcyjnym, nie mają również opracowanych procedur działania na taką ewentualność. Do tej pory to ryzyko nie było dla nich aż tak istotne, lecz nagle zmaterializowało się w bardzo krótkim czasie. W dodatku, tego stanu rzeczy nie sposób szybko zmienić.

 

W rezultacie przedsiębiorcy są narażenia na cztery kluczowe ryzyka:

1. Ryzyko współpracy z firmą, która jest objęta sankcjami
2. Ryzyko współpracy z firmą znajdującą się pod kontrolą osoby lub osób objętych sankcjami
3. Ryzyko współpracy z firmą z obszaru lub sektora objętego sankcjami
4. Ryzyko handlu towarem, który jest objęty sankcjami

 

Jak kosztowne może być nieprzestrzeganie sankcji?

Podmioty które nie przestrzegają sankcji muszą liczyć się z wymiernym ryzykiem finansowym. Zagrożeń jest kilka. Pierwsze z nich to ryzyko biznesowe związane z możliwością zamrożenia przez bank środków dotyczących transakcji z podmiotem objętym sankcjami. Ryzyko to dotyczy zarówno relacji z dostawcami jak i klientami. Bank może zamrozić zarówno środki za dostarczoną usługę lub towar przelane przez objętego sankcjami klienta, jak również uniemożliwić przedsiębiorcy dokonanie zapłaty na rzecz dostawcy za nabyte przez przedsiębiorcę towary.

Ryzyko biznesowe to tylko jedno z zagrożeń. Za złamanie sankcji grożą kary finansowe, w Polsce nawet do 20 milionów złotych. W części krajów Unii Europejskiej za nieprzestrzeganie embarga grozi odpowiedzialność karna. Łamanie sankcji pociąga ze sobą również ryzyko reputacyjne, które może mieć dewastujące skutki dla organizacji.

 

Jak ograniczać ryzyko sankcyjne?

Jest szereg kroków które może podjąć przedsiębiorca, chcąc ograniczyć ryzyko narażenia się na nieprzestrzeganie sankcji. Warto zacząć od zbudowania świadomości wśród pracowników organizacji – kluczową rolę odgrywają tutaj działy zakupów i sprzedaży, finansów i logistyki. To właśnie te osoby dysponują kluczową z perspektywy ryzyk sankcyjnych wiedzą. Znają się na tym jakim towarem handluje firma, wiedzą z jakimi podmiotami współpracuje i kto jest odbiorcą płatności. Przedsiębiorca powinien dobrze poznać swój łańcuch dostaw, mieć świadomość dokąd trafiają wyroby spółki, skąd nabywa towary do produkcji lub dalszej sprzedaży. Powinien znać przeznaczenie sprzedawanych przez siebie towarów oraz ich klasyfikację prawną. Okazuje się, że w praktyce nie wszyscy przedsiębiorcy posiadają taką wiedzę.

Szczególne trudności pojawia się w kontekście sankcji na towary tzw. podwójnego zastosowania, czyli takie które mają zarówno zastosowania cywilne jak i militarne. Przedsiębiorstwa zajmujące się obrotem sprzętem o przeznaczeniu militarnym są dobrze świadome tych obowiązków. Jednak towary podwójnego zastosowania to nie tylko broń. Nierzadko są to produkty, które swoje zastosowanie znajdują w przeważającej mierze w sektorze cywilnym. Czasami przedsiębiorcy mogą nie mieć świadomości, że obracają towarami podwójnego zastosowania. Sankcje dotyczące obrotu z Rosją obejmują również szeroką gamę towarów związanych z przemysłem rafineryjnym i lotniczym, ale i dobra luksusowe – te zostały zdefiniowane bardzo szeroko i, pod pewnymi warunkami, mogą to być również niektóre przedmioty codziennego użytku jak ubrania, telefony, meble, sprzęt RTV, czy żywność.

W kolejnym kroku należy przeanalizować, co firma wie o swoich kontrahentach – czy znana jest ich struktura własnościowa, miejsce rejestracji podmiotu i czy to właśnie stamtąd przybywają dostawy. Przedsiębiorstwa z byłych republik radzieckich nierzadko posiadają przedstawicielstwa w krajach bałtyckich. Podmioty te wyglądają na pierwszy rzut oka w miarę wiarygodnie, są zarejestrowane na terenie Unii Europejskiej i na pozór nie budzą wątpliwości. Z kolei w rajach podatkowych istnieją mechanizmy pozwalające skutecznie ukryć tożsamość prawdziwych właścicieli w ramach spółek fasadowych, np. poprzez zarejestrowanie firmy na tzw. „nominee shareholders” (formalnych/pozornych udziałowców) i oddelegowanie do zarządzania firmą tzw. „nominee directors” (formalnych/pozornych członków zarządu). Zbliżone cechy mają niektóre brytyjskie spółki partnerskie (LLP - limited liability partnership i LP - limited partnership). Warto zastanowić się, czy wśród naszych kontrahentów znajdują się firmy z krajów bałtyckich, rajów podatkowych czy Wielkiej Brytanii. Warto sprawdzić, czy mają miejsce sytuacje, kiedy płatność otrzymujemy nie bezpośrednio od kontrahenta, lecz od innej firmy. Warto wtedy ustalić dlaczego tak się dzieje.

Firmy nierzadko dysponują danymi, którymi można się posłużyć by ograniczyć ryzyko handlu z obszarem objętym sankcjami. Przykładowo, dział logistyki powinien dysponować informacją o tym skąd przyjechał dany towar. Warto wykorzystać potencjał tych danych w kontekście ryzyk sankcyjnych. Aspekt geograficzny może być szczególnym wyzwaniem, kiedy mamy do czynienia ze skomplikowanym łańcuchem sprzedaży i pośredników. W takiej sytuacji przedsiębiorca może nie mieć świadomości dokąd ostatecznie trafia sprzedawany przez niego towar. Prześwietlenie całości łańcucha dostaw niejednokrotnie staje się dla przedsiębiorcy sporym wyzwaniem.

Czy wiemy kim tak naprawdę jest kontrahent?

Przeprowadzenie pełnego screeningu sankcyjnego kontrahenta wymaga ustalenia beneficjentów rzeczywistych, czyli osoby lub osób fizycznych sprawujących ostateczną kontrolę lub będących ostatecznymi właścicielami danego podmiotu. W naszej pracy regularnie mamy do czynienia z sytuacjami, które jasno pokazują, że screening sankcyjny ma sens jedynie wtedy, kiedy przeprowadzany jest kompleksowo i dogłębnie. Powierzchowne sprawdzenie czy osoby i podmioty związane ze spółką figurują na listach sankcyjnych jest niewystarczające i może rodzić złudne poczucie bezpieczeństwa.

Dobrze ilustruje to przypadek firmy, która poprosiła nas o sprawdzenie czy współpraca z jednym z jej kontrahentów, przedstawicielstwem handlowym zarejestrowanym w jednym z krajów bałtyckich, rodzi ryzyko sankcyjne. Firma miała świadomość, że transakcje z tym podmiotem dotyczą towarów pochodzenia rosyjskiego, więc dokonała prostego sprawdzenia i potwierdziła, że przedstawicielstwo nie figuruje bezpośrednio na listach sankcyjnych.

Jednak po bliższej analizie całości wielopoziomowej struktury własnościowej, która obejmowała szereg firm rosyjskich, cypryjskich i jedną z Brytyjskich Wysp Dziewiczych, zidentyfikowaliśmy, że beneficjent rzeczywisty to osoba, która została niedawno wpisana na listę sankcyjną. Nie było to jednak proste zadanie. Nierzadko dostępność informacji o strukturze własnościowej jest niska, zwłaszcza w przypadku podmiotów zarejestrowanych w rajach podatkowych. Warto wtedy zwrócić się do kontrahenta z prośbą o odpowiednie dokumenty lub informacje. Jeśli nie uzyskamy od niego odpowiedzi na takie zapytanie, to również może być cenną informacją. Bardzo istotnym jest by zdać sobie sprawę, że pozory mogą mylić, a taka firma może być tylko fasadą.

Odmienne źródła sankcji

Jeśli już zidentyfikujemy, że kontrahent znajduje się na listach sankcyjnych, warto zwrócić uwagę na których.

Mieliśmy do czynienia z przypadkiem, gdzie analizowaliśmy strukturę własnościową polskiego dostawcy, którego właściciel, podmiot zarejestrowany w Azji, został objęty sankcjami przez Ukrainę. Firma ta nie widniała na żadnej innej liście sankcyjnej. Jednocześnie, żaden z jej beneficjentów rzeczywistych nie figurował na żadnych listach sankcyjnych. W trakcie dalszej analizy ustaliliśmy, że podmiot trafił na ukraińską listę sankcyjną w 2021 roku, ponieważ pomimo wielu monitów ze strony Ukrainy odmówił zaprzestania działalności handlowej w rejonie Krymu, gdzie firma prowadziła działalność na długo przed 2014 rokiem. W wyniku tej analizy ustaliliśmy, że wpis na listę sankcyjną nie mógł więc mieć związku z bieżącą sytuacją. Oczywiście, nie znaczy to, że firmy powinny ignorować sankcje ukraińskie, jednak każdorazowo warto wiedzieć, dlaczego dany podmiot znalazł się na liście sankcyjnej, oraz mieć świadomość jakie konsekwencje formalne i reputacyjne mogą grozić za ich nieprzestrzeganie.

Ustalenie stanu faktycznego to za mało

Niestety, sama analiza i weryfikacja nie zawsze będzie skutkować jednoznacznymi wynikami. Zwieńczeniem całego procesu powinna być analiza prawna stanu faktycznego. Tutaj organizacja również może napotkać szereg wyzwań.

W niektórych przypadkach, już ustalenie stanu prawnego może naprzykrzać pewnych trudności. Nie zawsze jest oczywistym, od kiedy dokładnie obowiązują dane przepisy. Bywa, że ogłoszenie informujące o nowych sankcjach ukazuje się w godzinach porannych, natomiast sam akt prawny publikowany jest dopiero w godzinach wieczornych, co więcej z informacją, że sankcje wchodzą w życie jeszcze z dniem dzisiejszym.

Wyzwaniem może być też szybka analiza nowych przepisów. Rozporządzenia najczęściej wprowadzają zmiany do już istniejących regulacji, a do prawidłowego zrozumienia znaczenia nowych przepisów, konieczne jest przeanalizowanie ich w kontekście całości danej regulacji.

Pojawiają się też wyzwania interpretacyjne, dotyczące tego jakie działania są objęte sankcjami. Mieliśmy do czynienia z przypadkiem dotyczącym wsparcia w rozliczeniu płatności (z uwagi na restrykcje dot. płatności zagranicznych) dotyczącej transakcji zawartej jeszcze przed wprowadzeniem sankcji. Okazało się, że takie działanie również może być zakazane, bo może stanowić wsparcie finansowe dla podmiotu objętego sankcjami.

Problemów interpretacyjnych dostarczają też przepisy sankcyjne zakazujące sprzedaży towarów „do wykorzystania w Rosji”. Niejednokrotnie ustalenie pełnego stanu faktycznego jest utrudnione lub wręcz niemożliwe. Takie sytuacje rodzą pytanie, jak daleko powinny sięgać działania przedsiębiorcy, by wykazać należytą staranność w weryfikacji łańcucha transakcji i samego kontrahenta. 

 

Podsumowanie

Za każdym razem kluczowe jest zrozumienie wszystkich aspektów sankcyjnych danej sytuacji. Warto wiedzieć, dlaczego i kiedy kontrahent trafił na listę sankcyjną, oraz mieć świadomość jakie konsekwencje formalne i reputacyjne mogą grozić organizacji. Każdy przypadek wymaga indywidualnego przyjrzenia się danej sytuacji i dokonania analizy prawnej.

 

Stan prawny aktualny na 21 lipca 2022 roku.

„Zarządzanie ryzykiem złamania sankcji gospodarczych” było tematem prac Komisji ds. compliance AHK Polska w marcu i czerwcu 2022r.