Lohnbuchhaltung

Der Vertriebsaufbau in Polen kann über die direkte Einstellung eines polnischen Außendienstmitarbeiters in Polen erfolgen ohne die Notwendigkeit der Gründung einer Niederlassung. Dies wird in der Regel auf Grundlage eines polnischen Arbeitsvertrages erfolgen. Dementsprechend werden in einem solchen auch die polnischen gesetzlichen Vorgaben zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen sein.

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Die Dienstleistung der AHK Polen umfasst:

  • Einrichtung der polnischen Lohnbuchhaltung
  • Anmeldung zum polnischen Sozialversicherungsträger ZUS
  • Durchführung der monatlichen grenzüberschreitenden Lohnabrechnung
  • Reisekostenabrechnung 
  • Berichterstattung an den deutschen Arbeitgeber
  • Erstellung von Lohnlisten
  • Arbeitsrechtliche Beratung
  • (Lohn-) Steuerberatung
  • Betreuung auf Deutsch, Polnisch und Englisch

Die direkte Einstellung eines Außendienstmitarbeiters in Polen stellt für den deutschen Arbeitgeber regelmäßig eine besondere Herausforderung dar. Zunächst muss bei der Erstellung des Arbeitsvertrages polnisches Arbeitsrecht Anwendung finden und dann müssen bei der Kalkulation der Personalkosten die polnischen Lohnkosten berücksichtigt werden. Buchhalterische Besonderheiten werden sich im Hinblick auf die Lohnabgaben daraus ergeben, dass das Gehalt mit dem polnischen Außendienstmitarbeiter häufig in Euro vereinbart ist, die Lohnkosten aber in polnischen Zloty an die zuständigen Einzugsstellen abzuführen ist. Steuerrechtliche Fragen kommen auch dann auf, wenn der polnische Mitarbeiter, der dauerhaft für das deutsche Unternehmen in Polen tätig ist, vorübergehend nach Deutschland beordert wird. In diesem Fall wird der Lohn des Außendienstmitarbeiters für den Zeitraum des Verbleibs in Deutschland nicht nach den polnischen Steuersätzen, sondern nach den deutschen bemessen.

Es gibt auch viele Erleichterungen für den deutschen Arbeitgeber, wenn er sich dazu entschließt, direkt in Polen einen Außendienstmitarbeiter einzustellen. In der Fallkonstellation der Einstellung eines Außendienst- oder auch sonstigen Mitarbeiters direkt in Polen durch ein in Deutschland ansässiges Unternehmen, kann die Beitragsabführungspflicht auf den Arbeitnehmer übertragen werden. In diesem Fall ist dann der gesamte Bruttolohn in Euro nach Polen zu überweisen. Die beauftragte Lohnbuchhaltung nimmt dann die Währungsumrechnung vor, trennt die polnischen Lohnnebenkosten in Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile auf und führt diese dann an die Einzugsstellen ab. Dies erfolgt dann im Namen des Arbeitnehmers. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass der deutsche Arbeitgeber sich durch dieses Vorgehen die eigene Anmeldung bei den Einzugsstellen, etwa dem polnischen Sozialversicherungsträger ZUS, erspart. Selbstverständlich muss die Übertragung der Abführungspflichten auf den Arbeitnehmer im polnischen Arbeitsvertrag vereinbart werden.