ECQSS - Ihr elektronisches Siegel von der AHK Polen
Die AHK Polska unterstützt ihre Mitglieder aktiv bei der Vorbereitung auf neue rechtliche Herausforderungen. Ein Härtetest für alle deutschen Manager in Polen wird zweifellos das neue Rechnungsregistrierungssystem des polnischen Finanzministeriums. Mit der Einführung des Nationalen Systems für elektronische Rechnungen (KSeF) unternimmt das polnische Finanzministerium einen weiteren Schritt zur Verbesserung des digitalen Umlaufs von Dokumenten.
Die Automatisierung aller Prozesse im Rahmen des KSeF wird für Mitglieder unserer Kammer mit einem qualifizierten elektronischen Siegel ECQSS möglich sein. Dies ist ein neuer, cloudbasierter Dienst der AHK Polen, der in enger Zusammenarbeit und Unterstützung unseres strategischen IT-Partners und eines Mitglieds unserer Kammer EuroCert angeboten wird. Er gehört zu den fünf Unternehmen in Polen, die über den Status eines qualifizierten Anbieters von Vertrauensdiensten verfügen.
Seit Januar 2022 können in Polen tätige Unternehmen Handelstransaktionen mit sogenannten strukturierten Rechnungen durchführen. Dabei handelt es sich um Rechnungen, die über das Nationale System elektronischer Rechnungen (KSeF) mit einer zugeordneten individuellen Identifikationsnummer ausgestellt werden. Eine strukturierte Rechnung ist ein Dokument, das nur elektronisch ausgestellt wird und einer Form entspricht, die vom Finanzministerium festgelegt worden ist.
Aktuell ist diese Form der strukturierten Rechnungsstellung noch freiwillig. Wie vom Finanzministerium angekündigt, wird sie jedoch ab dem 1. Januar 2024 obligatorisch sein. Sie gilt sowohl für Mehrwertsteuerzahler als auch Steuerzahler, die davon befreit sind. Die neue einheitliche E-Rechnung wird die derzeit ausgestellten Papier- und elektronischen Rechnungen ersetzen.
Wie funktioniert das nationale E-Rechnungssystem?
KSeF ist ein IKT-System, über das Unternehmer nach vorheriger Authentifizierung strukturierte Rechnungen ausstellen und erhalten. Für den Steuerpflichtigen bedeutet dies eine Änderung im Prozess der Ausstellung und des Erhalts von Dokumenten. Nach Ausstellung der Rechnung weist das Nationale e-Rechnungssystem dem Dokument automatisch eine Identifikationsnummer zu. Eine solche Rechnung wird vom Auftragnehmer zum Download bereitgestellt. Der Unternehmer kann kostenlose Tools des Finanzministeriums oder kommerzielle Programme verwenden, um eine Rechnung auszustellen und zu erhalten.
Wie nutzt man das Nationale System für elektronische Rechnungen?
Um das KSeF anzuwenden, müssen Sie einige Schritte befolgen. Eine Möglichkeit ist das qualifizierte elektronische ECQSS-Siegel von uns. Es bietet eine Reihe von Alternativen für die Benutzer des nationalen E-Rechnungs-Systems: Dazu gehören die Einrichtung eines Profils in der Steuerzahler-Applikation und dessen Authentifizierung, Ausstellung und Empfang von Rechnungen sowie die Erteilung von Rechten an Organisationen oder Personen, Rechnungen im Namen der Firma auszustellen oder zu erhalten. Das Siegel identifiziert eine digitale Identität und garantiert die Identifizierung des Urhebers des Dokuments. Es wird in der Regel von Organisationen mit Rechtspersönlichkeit verwendet, z.B. von Unternehmen oder von öffentlichen Einrichtungen.
Die Universalität des elektronischen Siegels
Das Siegel enthält nur die Daten der Entität, keine personenbezogenen Daten wie bei einer Unterschrift. Da es einer Organisation und keinem Mitarbeitern zugeordnet ist, gibt es auch keinen Unterschriftenaustausch, die in der Regel mit Kosten verbunden sind. Es hat Rechtskraft, kann aber keine Verpflichtungen für das Unternehmen bewirken.
„Durch die Implementierung eines qualifizierten elektronischen Siegels in Ihrer Organisation können Sie die Dokumentsignaturprozesse vollständig automatisieren. Bei einer Signatur muss sich der Benutzer jedes Mal authentifizieren“, sagt Łukasz Konikiewicz, der CEO von EuroCert. „Darüber hinaus ermöglicht das elektronische Siegel die automatische Registrierung und Authentifizierung im KSEF ohne Antragstellung sowie die Erteilung der Berechtigung an Stellen oder Personen, Rechnungen auszustellen oder zu empfangen.“
Vielseitiges Cloud-Siegel
Im Zeitalter der dynamischen Entwicklung von Cloud-Diensten (SaaS-Modell) ist der qualifizierte Siegeldienst auch remote verfügbar. „ECQSS (EuroCert Qualified Seal Server) ist ein qualifiziertes EuroCert-Siegel mit cloudbasierter Signatursoftware. Die Lösung ermöglicht eine viel schnellere Massenversiegelung von Dokumenten als mit einem herkömmlichen Siegel“, erklärt Łukasz Konikiewicz. „Aus Sicht des Benutzers ist es ein bequemes und modernes Werkzeug. Die Wartung, Weiterentwicklung und die Aktualisierung erfolgen auf unserer Seite. Auf Kundenseite gibt es lediglich die Integration des ECQSS-Dienstes per API mit dem eigenen Belegumlaufsystem, also mit EZD, ERP oder anderer Software.“
Der qualifizierte ECQSS-Siegeldienst entspricht vollständig der eIDAS-Verordnung, wodurch die damit „gesiegelten“ Dokumente in der gesamten Europäischen Union und damit auch in Deutschland Rechtskraft haben.
Neben dem Siegel gibt es noch weitere Authentifizierungsmöglichkeiten, die die Nutzung des KSEF ermöglichen: Sie können beispielsweise beim Finanzamt einen Antrag auf Zugang zur Nutzung der Anwendung stellen, dies kann auch über einen Token erfolgen. Das elektronische ECQSS-Siegel hat jedoch den Vorteil, dass es mit kostenloser Beratung bezüglich seiner Implementierung und Implementierung zu besonderen Bedingungen erhältlich ist, die nur Mitgliedsunternehmen der AHK Polska vorbehalten sind.
Die Vorteile der Implementierung des KSeF
Nach Angaben des Finanzministeriums ist die Umsetzung des FSC ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung des Umlaufs und der Abrechnung von Rechnungen zwischen Steuerpflichtigen. Die Urkunden werden 10 Jahre, gerechnet ab Ende des Jahres ihrer Ausstellung, im KSeF-System gespeichert und archiviert. Die Einführung eines einheitlichen Rechnungsstandards wird den Datenaustausch zwischen Unternehmern beschleunigen und den wirtschaftlichen Umsatz erleichtern. Die ausgestellte Rechnung wird in Echtzeit zur Verfügung gestellt, was sich auch auf die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen auswirkt.
Bei Beginn der Nutzung des KSeF im Jahr 2022 können Unternehmer mit bestimmten Vorteilen rechnen. Beispielsweise muss das Unternehmen keine JPK_FA-Dateien einreichen, da die darin enthaltenen Informationen im System vorhanden sind. Darüber hinaus berechtigt die Ausstellung strukturierter Rechnungen den Steuerzahler, die Mehrwertsteuer innerhalb von 40, und nicht von 60 Tagen zu erstatten. Unternehmer müssen Rechnungen auch nicht in separaten IT-Systemen speichern. Die Lösung garantiert auch eine größere Sicherheit für den Unternehmer: Die Rechnung wird sofort an den Auftragnehmer gesendet, wodurch er sich nicht darauf berufen kann, dass er sie nicht erhalten hat.
Wenn Sie Interesse am qualifizierten ECQSS-Siegel für Ihr Unternehmen oder Ihre Institution haben, kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre E-Mail. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl der optimalen Lösung für die Bedürfnisse Ihrer Filiale in Polen und beantworten alle Fragen, die es dazu gibt.