Cele szkolenia

Celem szkolenia jest rozwój kluczowych dla tego stanowiska kompetencji, niezbędnych do komunikowania się wewnątrz i na zewnątrz organizacji, wymaganych do realizacji różnorodnych zadań; kompetencji potrzebnych do organizacji pracy własnej i przełożonego.

Korzyści dla uczestników szkolenia to wzmocnienie świadomości własnej pozycji w organizacji i roli, jaką w niej pełnią budowanie pewności siebie i swojego autorytetu w organizacji; pogłębienie umiejętności komunikacji, współpracy i budowania relacji z przełożonym i innymi pracownikami; a także nabycie praktycznych umiejętności w obszarze codziennych zadań, takich jak przygotowywanie prezentacji, organizacja spotkań, zarządzanie korespondencją. Podczas dwudniowego szkolenia uczestnicy poznają dobre praktyki pracy najlepszych Asystentek i Asystentów.

Grupa docelowa

Szkolenie skierowane jest do Asystentek i Asystentów kadry zarządzającej, rozpoczynających pracę na tym stanowisku lub mających niewielkie doświadczenie zawodowe w tym obszarze.  

Program

Dzień 1: Asystentka z krwi i kości

Zrozumieć i akceptować swoją rolę zawodową
• pozycja Asystentki w organizacji
• wspieranie szefa i pracowników w realizacji zadań
• organizowanie i ułatwianie pracy szefa
• pomiędzy biurem Zarządu a resztą organizacji – monitorowanie i egzekwowanie zadań zlecanych przez Zarząd
• Asystentka wizytówką szefa i reprezentantką kultury korporacyjnej/ firmowej

Tajemnica sukcesu w zawodzie
• Asystentka prawie idealna… czyli jaka? matryca kompetencji Asystentki
• jak Cię widzą? jak Cię słyszą?
• Twoje mocne strony i jak je wykorzystać w pracy Asystentki
• wszystko zależy od Ciebie – wiarygodność i self-marketing

Współpraca szef – Asystentka
• każdy szef jest inny – typy osobowości, stylu zarządzania i co z tego wynika
• ustalenie warunków współpracy i dopasowanie się do modelu pracy szefa
• ustalanie priorytetów
• dyplomacja i dyskrecja

Zarządzanie czasem
• kiedy marnujemy czas?
• bądź jak cień, bądź jak lwica – ochrona czasu szefa i jak to osiągnąć
• delegowanie zadań
• proaktywność i inicjatywa – zawsze krok przed planami w kalendarzu
• elektroniczne i tradycyjne organizery czasu – jak dostosować narzędzia do stylu pracy szefa?
• dobre praktyki

Praca w środowisku międzynarodowym
• współpraca z Szefem obcokrajowcem – jak się porozumieć i „dogadać”?
• międzynarodowi klienci firmy – kompetencje interkulturowe Asystentki i ich praktyczne zastosowania
• języki obce jako narzędzie reprezentowania firmy
• dostrajanie i harmonizowanie współpracy w interkulturowych organizacjach
• Polska i Niemcy: podobieństwa i różnice kulturowe – korzyści dla firmy

Komunikacja wewnątrz firmy
• kto ma informację, ten ma władzę… i dlaczego tak jest?
• Asystentka jako łącze informacyjne w organizacji
• informacje do Szefa i od Szefa
• podteksty i czytanie między wierszami
• teoria Czterech Płaszczyzn Jednej Informacji von Thuna
• nie mów nikomu, co się dzieje w domu – o czym nigdy nie powinna mówić Asystentka w pracy i po pracy?

Asertywność w praktyce
• odmawianie, wyrażanie swojego zdania, wyrażanie krytyki, przyjmowanie krytyki, wyrażanie próśb • komunikat JA a komunikat TY
• asertywna konfrontacja przekonań
• praktycznie: zachowania asertywne w różnych sytuacjach

Komunikacja bez słów
• jak wygląda moje biuro i biurko
• możliwości przekazu niewerbalnego – pułapki takiego przekazu
• jak kreować własny wizerunek używając komunikacji niewerbalnej?

Komunikacja zewnętrzna
• jeszcze nas nie widzą, a już słyszą… Zasady efektywnej komunikacji telefonicznej
• jak słuchać, żeby usłyszeć?
• odpowiedzialność za skuteczną komunikację – kreowanie wizerunku firmy i jej wpływ na budowanie własnej marki
• siła komunikacji w obsłudze klienta wewnętrznego i zewnętrznego

Dzień 2: Umiejętności praktyczne i pożyteczne

Wpadki, nieporozumienia, błędy
• jak ustrzec się przed manipulacją?
• emocje – jak nad nimi panować, jak je wykorzystać?
• biurowe życie, czyli plotki i intrygi – jak się zachowywać?
• trudne sytuacje w pracy Asystentki – przykłady i rozwiązania

Profesjonalna korespondencja w nowoczesnej firmie
• korzyści ze znajomości procesów i procedur stosowanych w organizacji
• jesteś oczami szefa – co to oznacza w praktyce?
• obieg dokumentów – kiedy dokumenty są gotowe do podpisu szefa?
• Corporate Design – standardy korespondencji służbowej
• netykieta – dobre praktyki komunikacji e-mailowej

Sztuka prezentacji
• cechy dobrej prezentacji PowerPoint
• przygotowanie danych do prezentacji
• przygotowanie miejsca i urządzeń do prezentacji
• przygotowanie prezentacji a styl wystąpień publicznych szefa

Podróże służbowe
• jak planować?
• jak i kiedy organizować, o czym pamiętać?
• agenda – niezbędnik każdej podróży szefa
• praktyczne wskazówki

Organizowanie spotkań i imprez – o czym należy pamiętać i jak się przygotować?
• spotkania wewnętrzne i zewnętrzne
• przewiduj: przejazdy, korki, inne utrudnienia ruchu w mieście
• imprezy firmowe

Obycie ułatwia życie, czyli savoir-vivre w pracy Asystentki
• przyjmowanie gości: powitanie i pożegnanie, formy grzecznościowe w pracy, reguły pierwszeństwa
• small talk – organiczna cześć rozmowy biznesowej
• co kraj, to obyczaj. Protokół interkulturowy

Stres w pracy Asystentki
• jak działa mózg w stresie i co z tego wynika?
• nie zabieraj stresu do domu – proste techniki relaksacyjne do wykorzystania w pracy

Współpraca z innymi Działami organizacji
• kultura osobista i szacunek dla innych reprezentowanie szefa
• wszyscy jesteśmy rodziną – jak dbać o dobre relacje?
• jakość współpracy i jej wpływ na realizację zadań Asystentki

Trenerka

Renata Bolimowska

asystentka Zarządu z dwudziestoletnią praktyką w zawodzie w koncernach: BNP Dresdner Bank, Dresdner Bank, MAN Truck & Bus Polska, Festool Polska, Bilfinger HSG FM Sp. z o.o., PORR S.A., a obecnie Polskich Linii Lotniczych LOT. Prowadziła Biura Zarządów w środowiskach interkulturowych, współpracując z cudzo-ziemcami również spoza Europy, pełniąc praktycznie kilka funkcji jednocześnie – Executive Assistant, Personal Assistant, Supervisory Board Assistant. W Dresdner Bank – mentorka asystentek, przygotowała liczne grono adeptek tego zawodu do pełnienia funkcji asystentki. Pracując w MAN Truck& Bus Polska zajmowała również stanowisko Regional Training Manager w ramach MAN Academy w Monachium, koordynując procesy szkoleniowe w Regionie Europy Wschodniej. Socjolog/ psycholog społeczny. Specjalizuje się w szkoleniach z zakresu komunikacji i obsługi klienta, które prowadziła na stanowisku trenera wewnętrznego w firmach Wella Polska i MAN Truck & Bus Polska. Absolwentka podyplomowych studiów Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Collegium Civitas.

Od trenerki

Szanowni Państwo,

od listopada 2018 jestem asystentką Prezesa Zarządu Polskich Linii Lotniczych LOT. Praca w tej organizacji otworzyła przede mną nową perspektywę zawodową i możliwości rozwoju na stanowisku asystentki. Oczekiwania i wymagania szefa, dynamika i tempo pracy, stały rozwój tej organizacji i w tym kontekście codzienne nowe wyzwania, nieznana mi wcześniej u żadnego pracodawcy złożoność procesów, powiązania biznesowe obejmujące wszystkie kontynenty – i w tym mój udział – to kompletnie nowe doświadczenia i umiejętności, jakich w ponad 20 letniej pracy asystentki jeszcze nie miałam okazji nabyć.

Zapraszam Państwa serdecznie na szkolenie!

Renata Bolimowska