Leitfaden für die Ausschussarbeit

Zielsetzung:

Die Deutsch-Polnische Industrie- und Handelskammer Polen (weiter AHK Polen) pflegt einen kontinuierlichen Austausch mit den Unternehmen, um auf aktuelle Fragen der Politik wirtschaftsnah reagieren und frühzeitig Trends zur Förderung ihrer Mitglieder erkennen zu können. 

Wirtschaftspolitische Äußerungen der AHK Polen müssen konsistent und fundiert sein und durchgängig vertreten werden. Hierbei sind unterschiedliche Interessen abzuwägen und zu berücksichtigen. 

Die Einbindung der Wirtschaft in die Meinungsbildung und Entscheidungsfindung der AHK erfolgt vor allem über die Ausschüsse und das Präsidium, aber auch aus dem Kontakt zu betroffenen Mitgliedern. Anhaltspunkte zur allgemeinen Legitimation und Arbeitsweise der Kammer finden sich in der AHK-Satzung. 

Für fachpolitische Positionen der AHK sind Ausschüsse unverzichtbar, da sie dem kontinuierlichen Informations- und Erfahrungsaustausch zwischen AHK Mitarbeitern und Unternehmen zu aktuellen Themen dienen. Sie bereiten Beschlüsse vor und geben Impulse für die AHK-Tätigkeit. 

Neben diesen formalen Funktionen dienen Ausschüsse der Vernetzung von Unternehmen untereinander und mit anderen Entscheidungsträgern. 

I. Grundlagen für die Ausschussarbeit / Selbstverständnis 

Die Ausschüsse haben eine Beraterfunktion und dienen der inhaltlichen Arbeit der AHK Polen. Im klassischen Sinne befassen sie sich mit der näheren Ausarbeitung zu Themen, 

  • zu denen die Geschäftsführung oder das Präsidium der AHK eine fachliche Stellungnahme oder ein Meinungsbildung benötigt

  • oder die im Rahmen der Selbstverwaltung der Wirtschaft für die Meinungsbildung von politischen Entscheidungsträgern in Polen relevant sind. 

Daneben kommt ihnen auch eine wesentliche Integrationsaufgabe zu. Sie bieten den Mitgliedern eine spezielle Möglichkeit, sich an der AHK-Arbeit durch persönlichen Einsatz aktiv zu beteiligen und zugleich persönlichen Nutzen (Wissen und Kontakte) zu gewinnen. Gleichwohl ist die Ausübung der ehrenamtlichen Tätigkeit uneigennützig, gewissenhaft und unparteiisch. 

II. Arten von Fachausschüssen 

Die durch die AHK Polen eingerichteten Ausschüsse sind der Anlage zu entnehmen. 

Die Ausschüsse  werden durch den Vorstand der AHK Polen entsprechend der Satzung einberufen und abberufen.

III. Rahmen zur Ausschussarbeit der AHK Polen

a) Turnus und Häufigkeit der Sitzungen

Es finden zumindest zwei Sitzungen pro Jahr statt. Sondersitzungen zu dringenden Themen sind möglich, sofern die Mitglieder eine Notwendigkeit darin sehen. 

b) Vorsitzende, stellvertretende Vorsitzende

Der Vorsitzende und dessen Stellvertreter werden vom Ausschuss in der ersten Sitzung der Wahlperiode gewählt. Sie leiten den Ausschuss und vertreten diesen. Sie sind erster Ansprechpartner der AHK Polen bei der inhaltlichen Arbeit des Ausschusses. 

c) Planung 

Zu Beginn der Amtsperiode werden die Ausschussmitglieder um Themenvorschläge gebeten und können initiativ jederzeit Ideen einbringen. Jeder Ausschuss erarbeitet unter der Federführung seines Vorsitzenden, des Stellvertreters und der AHK Polen eine inhaltliche Rahmen- und Zeitplanung. 

d) Veranstaltungsformen / Zusammenarbeit 

Die AHK Polen übernimmt Einladung, Sitzungsorganisation und Protokollführung in Abstimmung mit dem Vorsitzenden. 

Bei Ausschusssitzungen ist auf eine kommunikationsfördernde Sitzordnung zu achten, um den Netzwerkcharakter des Treffens zu stärken. 

e) Protokoll und Berichterstattung 

Nach jeder Sitzung wird ein Ergebnisprotokoll einschließlich der Nennung der Teilnehmer erstellt, das an die Mitglieder, ggf. auch an die Gäste, verteilt wird. Ansonsten sind Protokolle kurz zu halten. Protokolle werden in deutscher und polnischer Sprache verfasst. 

IV. Rechtstreues Verhalten 

  • Die Ausschüsse handelt entsprechend den gesetzlichen Regelungen, der Satzung der AHK Polen und der sich gegebenen Geschäftsordnung;

  • Die Tätigkeit der  Ausschüsse darf keine wettbewerbsrechtlichen Themen zum Gegenstand haben;

  • Die Vorsitzenden der Ausschüssen sowie deren Stellvertreter und die Mitglieder der Ausschüsse dürfen keine rechtverbindlichen Erklärungen im Namen der AHK Polen abgeben oder entgegennehmen; 

  • Die Ausschüsse betreiben keine parteipolitische Tätigkeit; sie haben sich neutral zu verhalten; 

V. Kosten

  • Jeder Ausschuss kann zur Erfüllung seiner Aufgaben nach seinem Ermessen Wirtschaftsprüfer, Rechts- und sonstige externe und interne Berater hinzuziehen. Der Ausschussvorsitzende kann diese und weitere Personen zur Teilnahme an Sitzungen des Ausschusses einladen. Anfallende Kosten für beauftragte Dienstleistungen und Beratung werden von den Mitgliedern des Ausschusses zu gleichen Teilen getragen. Die AHK Polen beteiligt sich nicht an den Kosten. 
  • Die AHK Polen stellt die Räumlichkeiten für die Treffen des Ausschusses kostenfrei zur Verfügung. Alle anderen Kosten (z.B. Reisekosten, u.a.) werden durch die Mitglieder des Ausschusses übernommen.  

AHK Polen , 06.11.2013 

Ausschüsse:

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  8. Versicherungen,
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